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會議服務
 
會議流程

會議工作流程

    作為專業的會展中心,承接、代理、舉辦各類會議會展。大致經過如下環節:

    1策劃:作為專業的會議代理,我們提供會展會議企劃代理,告訴本公司你的想法或者要達到的           目的。我們為你提供可能性方案,出點子,招展企劃、會議回執等等。

    2咨詢:在此階段,我們將與委托方進行多方面溝通,并就委托方的關心點提出自己的預案供選擇。譬如在預算內適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及預算相適應的菜譜、以及會議的交通、接待等事宜。

    3考察:如果您認為經過溝通,以及到本公司實地考察后,可以相信我公司的實力。我們可以進入以下階段1、與你或者你的代表到實地考察酒店、會議場地、會議設備、交通車輛、旅游線路。2、雙方就服務項目服務流程,計劃推薦,及服務的價格等內容進行深入細致的探討,大致明確雙方的責任與義務。3、就代表們返程的時間、車次、航班作一個初步的確定。

    4簽定協議:這是要非常細致的過程。我們認真的推敲、反復的審察會議的各項流程及預案盡可能的把方案細化合理,然后以書面的形式確認雙方的義務權利與責任,并簽署正式協議。

    5執行協議:雙方嚴格而又人性化的執行協議,本著高度負責的合作理念,將雙方的合作精神高度升華。追求會議的圓滿成功為一致目的。
    一:舉辦會前

    1、 與會議主辦方洽談
    2、 提供會議所需要的機票、車票、住宿、會議場所、交通信息等并制定完備的會議預案給會議方。
    3、 派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛等相關的事宜。
    4、 確定方案,簽訂合同,預付定金。

    二:會議舉辦中

    1、 會議接待:專人負責機場、車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎橫  幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
    2、 會前準備:準備好會議需要的資料,會議用品,等會議相關物品。
    3、 會議場地:專人到會議室檢查會議室的條幅、燈光、音響、茶飲等。
    4、 會議住宿:房間樓層及房間號確認,詢問是否有特殊要求。
    5、 會議餐飲:用餐時間、用餐地點、用餐標準及特殊客人(回民)的確認。
    6、 會議旅游:旅游線路行程、用車、導游是否增加景點。
    7、 會議娛樂:娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。
    8、 會議服務:會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。
    三:結束會議:

    1、 結帳:提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明。專人與客戶進行核對并結帳。
    2、 資料:會議后的資料收集,根據客戶的要求制作會議通訊錄或花名冊



2015年6月3日

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